Testitietojen säilyttäminen ja luovuttaminen

Testin vastausten kertominen testattavalle

Testien käytössä tulee noudattaa huomattavaa varovaisuutta eikä tehtäväsisältöjä, vastauksia tai niiden tulkintoja saa missään tapauksessa levittää ulkopuolisille. Mikäli testin sisällöt ovat yleisesti tiedossa, testaaja ei voi olla varma, tietääkö tutkittava henkilö testin sisällön etukäteen. Silloin myös testin tueksi kerätty vertailuaineisto ja pahimmillaan koko testi ovat menettäneet luotettavuutensa. Samalla tavoin on meneteltävä yksittäisen tutkittavan kanssa. Testin sisältämiä tehtäviä ei missään olosuhteissa tule käydä tutkittavan kanssa läpi testisuorituksen yhteydessä tai sen jälkeen. Mikäli testin tehtäviä selostetaan tutkittavalle tai hänelle kerrotaan testin oikeita vastauksia tai osoitetaan hänen testissä tekemiään virheitä, ei testiä voida suorittaa myöhemmin samalle henkilölle vertailukelpoisesti uudelleen.

Testitietojen säilyttäminen

Kaikkia henkilötietoja sisältäviä papereita ja muita aineistoja tulee säilyttää siten, etteivät henkilön tiedot joudu sivullisille. Säilytyksessä tulee käyttää lukittuja kaappeja. Hyvänä  yleissääntönä voidaan pitää sitä, että materiaalin tulee olla aina  kahden lukon takana, esimerkiksi lukitussa työhuoneessa lukitussa kaapissa.  Varsinaisen arkistointisäilytyksen lisäksi tulee kiinnittää huomiota työn alla olevien  asiapapereiden (tms. materiaalin) säilyttämiseen; henkilötietoja sisältävää materiaalia ei tule  säilyttää edes tilapäisesti esimerkiksi työpöydällä.

Testitietojen luovuttaminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa kaikki tiedot, joita hänestä on tallennettu millä tahansa tallennusvälineellä (tarkastusoikeudesta on säädetty henkilötietolain §26 ja §28 sekä asiakkaan oikeudesta tiedonsaantiin laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta  (621/1999) §11  ja §12). Tarkastusoikeus tarkoittaa käytännössä sitä, että asiakkaalla on oikeus nähdä ja lukea  kaikki, mitä hänestä on rekisteriin tallennettu. Pyydettäessä tiedot on annettava kirjallisena. Rekisterillä tarkoitetaan kaikkia sellaisia kokoomia, tallennusmuodosta riippumatta, jossa on yksilöitävissä olevaa tietoa henkilöistä. Henkilötietolaissa säädetty tarkastusoikeus koskee paitsi  henkilöä itseään, niin alaikäisen osalta myös hänen huoltajaansa. Huoltajan tarkastusoikeuteen vaikuttaa alaikäisen kypsyys tehdä päätöksiä.

Psykologin asiakirjat jakautuvat kahteen kategoriaan: varsinaisiin asiakirjoihin ja valmisteleviin asiakirjoihin. Varsinaisia asiakirjoja ovat lausunnot ja muut yhteenvedot, esimerkiksi sairauskertomuksissa olevat yhteenvedot. Näistä asiakirjoista asiakkaalla on oikeus saada  jäljennös pyytäessään. Valmistelevia asiakirjoja ovat esimerkiksi psykologinlausunnon valmisteluun liittyvät  asiakirjat, jotka eivät kuitenkaan ole lausunnossa välttämättömiä liitteitä. Tällaisia asiakirjo- ja ovat esimerkiksi testipöytäkirjat. Valmistelevia asiakirjoja säilytetään erillään varsinaisista  asiakirjoista eikä niistä yleensä anneta jäljennöksiä. Jäljennöksiä ei anneta siksi, että henkilötietolain mukaan asiakasta koskevat tiedot on annettava ymmärrettävässä muodossa. On selvää, että testipöytäkirjoja voi ymmärtää ja tulkita vain psykologin koulutuksen saanut henkilö. Psykologin tulee laatia tarvittaessa ymmärrettävä  yhteenveto (suullinen tai kirjallinen) esimerkiksi testituloksista asiakkaan tarkastusoikeuden täyttämiseksi, jos testitulosten pohjalta ei ole tehty lausuntoa tai lausunto sisältää vain osittain valmisteluasiakirjojen sisällön.

Joka tapauksessa asiakkaalla on oikeus käydä omat tai alaikäisen lapsensa testitulokset läpi tutkimuksen suorittaneen psykologin kanssa niin laajasti ja perusteellisesti, että asiakas ymmärtää tutkimuksen tuloksen ja sen perusteet.  Testeistä ja testipöytäkirjoista ei psykologilla kuitenkaan ole oikeutta antaa jäljennöksiä  asiakkaalle testien työvälinesuojan vuoksi. Jos asiakkaiden olisi mahdollista opetella psykologisia testejä etukäteen, ne menettäisivät luotettavuutensa ja tulisivat käyttökelvottomiksi psykologisina työvälineinä.

Työntekijöiden tiedonsaantioikeus

Kun psykologi työskentelee terveydenhuollon tehtävissä muualla kuin terveydenhuollon toimintayksikössä, muut työntekijät ovat sivullisia. Heillä on oikeus saada tietoja vain, jos  asiakas antaa siihen kirjallisen suostumuksen, riippumatta siitä, sitooko heitä salassapitovelvollisuus.  Poikkeuksen muodostavat sellaiset yhteisöt, joilla on erikseen lailla säädetty tiedonsaantioikeus. Esimerkkinä viimeksi mainitusta on peruskoulu, jonka toimintaan liittyvässä laissa (perusopetuslaki; 628/1998, 41§) opetuksen järjestäjälle annetaan oikeus saada tietoja oppilaan koulunkäynnin järjestämiseksi. Näissäkin tapauksissa tulee ensisijaisesti toimia oppilaan tai hänen vanhempiensa suostumuksella ja ainakin siten, että asiakkaalle tiedotetaan, kenelle häntä  koskevia tietoja voidaan antaa. Kun psykologi työskentelee muissa kuin terveydenhuollon tehtävissä, muiden työntekijöiden tiedonsaantioikeus riippuu työpaikan säännöksistä ja/tai siitä, ovatko tiedot heidän työtehtäviensä kannalta välttämättömiä. Asiakkaalle on hyvä tiedottaa, ketkä saavat häntä koskevia tietoja. Asiakkaan luvalla tietoja voidaan antaa periaatteessa kenelle tahansa. Käytännössä on aina perusteltua käydä asiakkaan kanssa läpi mahdollisia seuraamuksia, joita tietojen luovuttamisesta sivullisille voi tulla. Kun asiakkaan tietoja pyydetään muualta, tulee pyyntö tehdä kirjallisesti ja siihen tulee liittää asiakkaan kirjallinen suostumus, koska tietojen luovuttajalla on oltava asiakkaan lupa.